Decálogo + 1 para Consejos de Administración o Consultivos
La sostenibilidad de una empresa -sin importar su tamaño- en el largo plazo, se verá incierto, ¿por qué sucede esto?, la verdad es que no es solo por el entorno actual que es incierto y cambiante, sino también por la sencilla razón de que sus competidores estarán buscando mejorar y satisfacer mejor a los mismos segmentos de mercado.
Sin dejar de mencionar cambios tecnológicos dentro y fuera de tu industria, mismos que eventualmente van a ser adoptados ya sea por tus clientes actuales o futuros, como de la misma manera por tus competidores actuales, sin dejar de mencionar que en un ambiente de libre mercado, nada impide que surjan nuevos competidores que puedan cambiar radicalmente las reglas del juego.
Debido a lo anterior, es cada vez más valioso contar con un Consejo de Administración o quizá empezar a “desarrollar músculo” con un Consejo Consultivo. En ambos casos, entre las muchas responsabilidades de un consejo están dos vitales: La identificación de cualquier tipo de riesgo que ponga en peligro la viabilidad de la empresa, y el diseñar y definir con claridad nuevas estrategias que de manera integral contemplen tanto acciones y proyectos para Fortalecer el presente, como al mismo tiempo Diseñar mejores futuros.
Es importante recordar que en toda empresa, la asamblea de accionistas -por ley- es la figura de mayor autoridad y responsable al 100% de nombrar, evaluar, contratar o remover al Presidente del Consejo y a los consejeros independientes, ya que pueden existir de acuerdo con la nomativa de cada país, el que los consejeros patrimoniales con cierto porcentaje de acciones, tengan derecho a una silla en el Consejo.
En este artículo les compartiremos un Decálogo + 1 (una) recomendación adicional para asegurar que un Consejo logre aportar valor a tu empresa, y al mismo tiempo haga una sana alianza con el director general y su equipo gerencial.
1. El Consejo de una empresa es responsable de los resultados de la empresa, y para poder lograrlo debe evaluar el desempeño del director (al menos) y de manera deseable el del siguiente nivel en la organización. Tomando decisiones oportunas cuando no se están dando los resultados esperados
2. El Consejo, más que un órgano inquisidor, debe ser -con la debida claridad de roles- un aliado del Director General, ya que a ambos les une el mismo objetivo de lograr los resultados que los accionistas y otros grupos de interés esperan de la empresa. No olvidemos que cada junta de consejo en su agenda, debe contemplar entre 25% y 50% del tiempo de cada junta al menos, para que el Director rinda cuentas y reporte avances en las estrategias acordadas con el Consejo.
3. Las juntas de consejo pueden ser ordinarias (mensuales, bimensuales o trimestrales) con un calendario anual pre-definido y aprobado por los mismos consejeros, para que nos aseguremos que asistan a todas las juntas. De igual forma cuando las circunstancias así lo requieran -en cualquier- momento se puede convocar a juntas extraordinarias, acorde a los estatutos o documentos rectores del Consejo en cada empresa
4. El éxito de un consejo, reside en la sinergia e interacción entre tres roles claves: Presidente, Secretario y Director General. Enfatizando que siempre la mayor responsabilidad recaerá sobre el Presidente del Consejo, que lejos de ser una figura pasiva o decorativa, es un rol que implica trabajo y dedicación antes, durante y después de cada junta de Consejo.
5. El Presidente y el Secretario deben proponer la primer versión de agenda del siguiente consejo con al menos 15 días de anticipación, con el fin de ser aprobada o ajustada por los consejeros, y que quede perfectamente claro, quienes expondrán y el tiempo asignado a cada tema. Es altamente recomendable que el primer punto de la agenda lo ocupe el Comisario o Auditor externo.
Nota importante: La agenda NUNCA debe contener un apartado para asuntos generales, ya que solo es abrir la puerta a una junta que termine de manera apresurada atendiendo de manera mediocre temas NO previstos.
6. El rol del Comisario o Auditor externo, es evitar que los Consejeros operen con los ojos “vendados” y confíen ciegamente en lo que el director general les presenta.
7. El director debe recibir la agenda con al menos 10 días de anticipación, para que junto con el Comité ejecutivo (integrado básicamente por los gerentes qe le reportan directamente) preparen la información que presentarán en el Consejo.
8. Los consejeros deben recibir la información preparada por el director de 3 a 4 días antes de la junta de consejo, Esto debe ser un trabajo individual de cada Consejero, con el fin de estudiarla, revisarla, y en su caso proponer nuevos temas o mejoras que deberán atender de manera conjunta el Director General y el Presidente.
9. Al momento de llegar a la junta, además de la puntualidad y formalidad, tendremos una junta perfectamente planeada, evitando sopresas o reportes inadecuados por parte del Director General.
10. Durante la junta como su nombre lo indica, el Presidente del Consejo, PRESIDE la junta, modera participaciones, y da la palabra, siempre con apoyo del Secretario, quien deberá documentar los acuerdos y tareas asignados por el Consejo, de acuerdo al protocolo de toma de decisiones previamente establecido. Es altamente recomendable que Presidente y Secretario siempre se sienten en lugares adyacentes para que puedan tener un mejor control y desenvolvimiento de la junta de Consejo.
+1. El punto adicional, es recordar, que sin una preparación adecuada, una participación puntual y respetuosa, será imposible que una junta de Consejo genere los acuerdos y resultados que finalmente espera la Asamblea de accionistas
Información adicional:
1. Video sobre la relación entre socios
2. Video sobre la importancia de reconocer y atender los Pre-Problemas
3. Video sobre la naturaleza de una Estrategia empresarial
4. Lecturas complementaria:
Sobre Gobierno Corporativos: http://www.ebg.edu.gt/oldSite/wp-content/files_mf/1447867429CORERIFGobCorporativoLesterEcheverria.pdf
Sobre el rol del Presidente del Consejo: https://coem.mx/funciones-del-presidente-del-consejo-de-administracion/
Sobre el rol del Secretario del Consejo: https://lequid.es/blog/funciones-del-secretario-del-consejo-de-administracion/
Sobre rol de los Consejeros: https://www.milenio.com/opinion/ivan-lavin/el-santo-grial/papel-y-funciones-del-consejero-empresarial
